Você ou algum profissional da sua empresa ou escola já gastou um bom tempo tentando encontrar algum documento específico. Pois é, essa situação é bastante comum em qualquer ambiente de trabalho. Mas é possível reverter o quadro e melhorar a organização de arquivos e documentos na sua empresa ou escola. Considerando (V) para verdadeiro e (F) para falso complete as lacunas abaixo.

(__)Para possibilitar precisão na recuperação de arquivos e pastas, recomenda-se não utilizar caracteres especiais, tais como “&”, “#”, vírgulas, parênteses e letras acentuadas.

(__)Armazenar os arquivos já no momento de sua criação. Adquira o hábito de usar a caixa de diálogo “Salvar como” para arquivar o documento e nomeá-lo, colocando-o na pasta correta.

(__)Evitar arquivos órfãos, ou seja, pastas com apenas um arquivo. As pastas devem ser utilizadas para agrupar um conjunto de arquivos e com isso facilitar sua recuperação.

(__)Usar uma linguagem simples, com termos conhecidos dentro da unidade de trabalho para nomear as pastas. O recurso da simplicidade auxilia na recuperação do conteúdo.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo:

A) F, V, F, V.
B) F, V, V, V.
C) V, V, F, V.
D) V, V, V, V.

Resposta:

A alternativa correta é letra D) V, V, V, V.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos itens acima, de cima para baixo:
a)  F, V, F, V.
b)  F, V, V, V.
c)  V, V, F, V.
d)  V, V, V, V.

Analisando as afirmativas, temos que:

Verdadeira: de fato, segundo a publicação Boas Práticas para Produção, Armazenamento e Acesso a Documentos Digitais do TJMG (https://ejef.tjmg.jus.br/wp-content/uploads/2022/01/20220131_cartilha_boas-praticas-documentos-digitais.pdf):

Após a digitalização de um documento, criação de pastas ou de um documento nato digital e, para facilitar a precisão na sua recuperação e pesquisa, é necessário que eles sejam nomeados de forma sucinta, única e estruturada. Não se deve utilizar caracteres especiais, tais como “&”, “#”, “$”, vírgulas, parênteses e letras acentuadas.

Outras práticas são consideradas importantes para a ordenação e armazenamento de pastas e arquivos:

Armazenar os documentos a partir do momento de sua produção. Utilize a caixa de diálogo “Salvar como” para salvar o documento, (re)nomeá-lo e armazená-lo na pasta correspondente.

Outras práticas são consideradas importantes para a ordenação e armazenamento de pastas e arquivos:

Evitar manter pastas com apenas um arquivo e criar pastas com estruturas de subpastas muito complexas, que podem dificultar a recuperação das informações.

Atribuição de nomes
É importante que o nome atribuído às pastas e documentos seja sempre legível e em linguagem simples. Podem ser usadas letras maiúsculas no início de nomes tanto em pastas quanto para arquivos, o que torna a leitura com o aspecto mais agradável.

Assim sendo, A RESPOSTA É A LETRA D.

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Resposta:

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